EXTRAIT KBIS
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Obtenir l’apostille sur un Kbis

Le Kbis, carte d’identité de l’entreprise immatriculée au registre du commerce, est une notion française qui peut toutefois servir lors de relations commerciales internationales. En général, le partenaire étranger demande à ce que le Kbis, document pourtant officiel, soit légalisé par l’apposition d’une apostille. Comment apostiller un Kbis ? Avant de répondre à cette question, nous définissons ce que sont l’apostille et le Kbis.
 

Qu’est-ce que l’apostille sur un Kbis ?

L’apostille

L’apostille est une procédure gratuite de légalisation simplifiée utilisée pour authentifier un acte public. Elle a été instaurée par la Convention de La Haye du 5 octobre 1961, ratifiée en janvier 1965 par la France.

De manière concrète, l’apostille consiste en l’apposition d’un sceau attestant de la conformité du document en vertu de la législation française. En d’autres termes, l'apostille permet d’obtenir une copie certifiée conforme d’un document. Les documents administratifs susceptibles d’être apostillés sont les actes d’état civil (ex. acte de naissance), judiciaires (ex. extrait de casier judiciaire), notariés (ex. testament), administratifs (ex. diplôme) et les déclarations officielles (ex. certification de signature).

L’apostille ne peut être apposée que sur un document original et officiel. Le document doit ainsi présenter la signature de l’autorité émettrice, la qualité et le nom du signataire ainsi que le sceau ou timbre de l’autorité. L’apostille ne confirme, en effet, que l’authenticité du sceau et non le contenu.

Le Kbis

Le Kbis, ou extrait Kbis, est l'attestation de l’immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Il est le seul document officiel permettant de prouver l’existence juridique d’une société commerciale. L’immatriculation au registre du commerce est possible une fois le dossier de création d’entreprise déposé au CFE (Centre de Formalités des Entreprises) compétent.

Les informations que contient le Kbis font de lui une pièce justificative dans diverses démarches (ouverture de compte bancaire professionnel, achat ou location de matériel professionnel, demande de subvention telle l’ACCRE, réponse aux appels d’offres, etc.) et un outil de vérification pour ses partenaires et concurrents. Précisons que l’extrait Kbis contient les informations relatives à l’immatriculation de la société au RCS (greffe d’immatriculation, date et numéro d'immatriculation), à sa structure (dénomination sociale, forme juridique, capital social, domiciliation, activité commerciale exercée, etc.) et à sa direction (identification du dirigeant principal, des administrateurs et du commissaire aux comptes).

L’apostille sur un Kbis

L’apostille sur un Kbis permet ainsi de légaliser le document pour un partenaire se trouvant hors de France, à l’image de la Belgique. Il est possible d’apostiller un Kbis car l’extrait Kbis est un document à valeur juridique émis par un agent ministériel et public qu’est le greffier du tribunal de commerce.

Avant d’apostiller un Kbis, il est bon de vérifier que le partenaire ne souhaite pas recevoir l’extrait dans une langue autre que le français, et notamment en anglais. Si tel est le cas, une traduction assermentée est nécessaire.

Seul l’original d’un Kbis peut recevoir l’apostille, il faut donc au préalable le commander.
 

Comment apostiller un Kbis ?

Avant d’apostiller un Kbis et de certifier l’authenticité de ce dernier, il faut s’assurer que l’extrait soit original et à jour, c’est-à-dire qu’il date de moins de trois mois.

Un extrait Kbis s’obtient sur place ou par courrier auprès du greffe du tribunal de commerce d’immatriculation. Un Kbis en ligne peut également être obtenu via le site Infogreffe ou un organisme privé tel notre partenaire. Dans les deux cas, il est demandé de renseigner la raison sociale et/ou le numéro SIREN (le numéro SIRET est également accepté). Le Kbis en ligne peut être envoyé par voie postale ou voie électronique (Kbis PDF). La différence principale réside dans l’assistance personnalisée mise à disposition par notre partenaire.

L’apostille sur un Kbis se demande à la Cour d’Appel compétente, c’est-à-dire du département dont dépend l’entreprise commerciale. Selon les cours d’appel, un rendez-vous peut être nécessaire. La demande d’apostille sur Kbis peut se faire sur place ou par courrier, à condition d’ajouter une enveloppe timbrée.

La fiche Kbis gratuite n’existe pas mais la légalisation de documents, y compris apostiller un Kbis, est un acte gratuit.

Précisons qu’il est également possible d’obtenir l’apostille par le ministère des Affaires Étrangères (puis par l’ambassade ou le consulat du pays étranger en France) mais la démarche est ici plus longue et ne s’applique pas au Kbis.

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