EXTRAIT KBIS
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L’extrait Kbis est-il un document obligatoire ?

En tant qu'entrepreneur vous avez forcément entendu parler du Kbis. Il s’agit du seul justificatif permettant d’attester l’immatriculation d’une société auprès du registre du commerce et des sociétés. Il est demandé lors de nombreuses démarches au cours de la vie d’une entreprise. Cependant, le Kbis est-il obligatoire ? Nous répondons à vos questions dans cet article !

Qu’est-ce que le Kbis obligatoire ?

Lors de la création d’une société ou d’une entreprise commerciale, l’entrepreneur a l’obligation de s’immatriculer auprès du registre de commerce et des sociétés (RCS). Ce registre est placé sous l’autorité du greffe du tribunal de commerce.

Le saviez-vous ? Depuis le 19 décembre 2014, chaque entreprise individuelle comme les micro-entreprises (auto-entreprises) exerçant une activité commerciale ont également l’obligation de s’immatriculer auprès du RCS.

Par ailleurs, les artisans qui exercent une activité commerciale, même secondaire, ont l’obligation de s’immatriculer au RCS et au répertoire des métiers qui dépend de leur CFE compétent : la chambre des métiers et de l’artisanat.

Une seule différence réside entre le Kbis des personnes physiques et celui des entreprises possédant une personnalité morale : le nom. En effet, le Kbis des personnes physiques est appelé extrait K et non extrait Kbis.

La délivrance de ce document est automatique une fois l’immatriculation au RCS effectuée, mais il est nécessaire d’en effectuer la demande par la suite. Par ailleurs, bien qu’une entreprise commerciale ou une société doit obligatoirement être immatriculée au RCS pour exercer son activité légalement, l’entrepreneur n’a pas l’obligation d’obtenir un Kbis puisqu’aucune loi ne le mentionne. Sachez néanmoins, qu’il est fortement conseillé d’en effectuer la demande.

Effectivement, par les éléments qui le composent, le Kbis atteste l’existence juridique et légale d’une entreprise. On y retrouve notamment : le greffe compétent, le numéro Kbis (numéro RCS), l’adresse du siège social, le montant du capital social, l’objet social, la raison sociale de l’entreprise, le code APE, la forme et le statut juridique (SAS SARL, SASU, EURL…), et enfin toutes les informations relatives aux représentants légaux de la société. Le Kbis fait également état des procédures collectives dont une entreprise a pu faire l'objet (dissolution, liquidation).

De ce fait, le Kbis est obligatoire dans le cadre de très nombreuses démarches indispensables à la vie d’une entreprise : ouverture d’un compte bancaire professionnel, achat de matériel professionnel, ouverture d’un compte chez un fournisseur. Le Kbis est également obligatoire lors de demandes de subvention comme la subvention ACCRE.

De plus, bien que le Kbis ne soit pas obligatoire aux yeux de la loi, le caractère public des informations qui le composent fait de ce dernier un document public. Tout partenaire pourrait donc vous demander de le consulter. S’agissant d’un document à valeur juridique, vous pourrez également consulter le Kbis d’un futur éventuel collaborateur afin de vous assurer qu’il s’agit bien d’une entreprise non-frauduleuse.

Toutes les sociétés inscrites au RCS peuvent-elles obligatoirement recevoir un Kbis ?

Toutes les sociétés qui dépendent du greffe du tribunal de commerce ne sont cependant pas obligatoirement en mesure de recevoir un Kbis. Les agents commerciaux, par leur régime particulier ne peuvent s’inscrire au RCS, cependant, l’immatriculation auprès du registre spécial des agents commerciaux doit être effectuée. De ce fait, ils ne pourront recevoir de Kbis, mais un équivalent appelé extrait de registre spécial des agents commerciaux.

Comment obtenir un Kbis ?

Comme nous l'avons vu dans cette seconde partie, bien que l’obtention du Kbis ne soit pas obligatoire, il est fortement conseillé d’en effectuer la demande rapidement après l’immatriculation au registre du commerce et des sociétés.

Vous pouvez vous rendre directement au greffe du tribunal de commerce afin d’obtenir le Kbis en main propre de la part du greffier. Cette solution peut cependant s’avérer un peu contraignante pour un chef d’entreprise. En effet, les horaires d’ouverture sont peu adaptés et le temps d’attente au guichet peut être long.

Cependant, afin de faciliter la vie des créateurs d’entreprise, les greffes des tribunaux de commerce français ont mis en place un groupement d'intérêt général créé en 1986 qui centralise en ligne les 135 greffes des tribunaux de commerce. Cette institution est nommée Infogreffe. Suite à cela, le site internet “Infogreffe.com”a vu le jour en 2001. Ce site vous permet de commander votre Kbis en ligne en 3 clics. Il est simplement nécessaire d’y renseigner le nom de votre entreprise ou votre numéro SIRET. Ainsi, vous pourrez recevoir votre extrait en effectuant une demande d’envoi par courrier ou bien directement par e-mail en format PDF.

Sachez également que le Kbis a généralement une durée de validité de 3 mois. Par ailleurs, vous pouvez vous tourner vers une société privée qui vous permettra de souscrire à un abonnement vous permettant d’obtenir un Kbis tous les 3 mois, sans renouveler votre demande.

NB : le paiement du Kbis est obligatoire ; une tarification est, en effet, appliquée en fonction de la méthode d’envoi choisie.

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